Kreditbeslutet är godkänt. Går det att följa?
Vem gjorde bedömningen, vem godkände och vilket underlag användes? Tre frågor som gör fyraögonsprincipen användbar i vardagen.
Kreditbeslutet är godkänt. Kan ni visa av vem – och på vilket underlag?
Frågan är enkel. Svaret kan bli svårt om underlaget ligger i ett dokument, beslutet i ett mejl och godkännandet i en kollegas inkorg.
Fyraögonsprincipen innebär att en person föreslår och en annan granskar och godkänner. I kreditverksamhet gör den ansvarsfördelningen skillnad: underlaget får en andra granskning innan beslutet går vidare.
För att kontrollen ska fungera i vardagen behöver tre saker vara tydliga:
1. Vad är det som ska godkännas?
Granskaren behöver se underlaget och bedömningen som beslutet bygger på.
2. Vem ska godkänna?
Det behöver vara en annan person än den som föreslår beslutet.
3. Vad går att följa efteråt?
Beslutet, godkännandet och tidpunkten behöver finnas kvar när en kollega eller revisor ställer frågor.
I Kapit är godkännande av en andra person en del av kreditbeslutet. Den som föreslår beslutet kan inte själv godkänna det. Båda stegen sparas med namn och tidpunkt.
När ett ärende följs upp behöver ni kunna sätta beslutet i sitt sammanhang: vilket underlag användes, vem gjorde bedömningen och vem godkände?
En användbar kontroll inför nästa interna granskning är att välja ett ärende och följa den kedjan. Går den att visa utan att leta i separata inkorgar eller fråga personen som handlade ärendet?
Vad tar längst tid att få fram vid en intern granskning: beslutsunderlaget, godkännandet eller ändringshistoriken?